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28.02.23
Effiziente Gestaltung von Teambesprechungen
Wie gestalte ich Teamgespräche effizient und trotzdem angenehm für alle Beteiligten? Vorbereitung ist alles
Zeitplan einhalten
Besprechungen sind ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags in jedem Unternehmen. Doch oft werden sie als lästig und als Zeitverschwendung betrachtet. Dabei können Meetings sehr produktiv und effizient gestaltet werden, wenn einige grundlegende Tipps und Techniken angewandt werden. Als Führungskraft ist es wichtig, eine effiziente Besprechungskultur zu etablieren, um die Arbeitszeit der Mitarbeiter*innen sinnvoll zu nutzen und eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team zu fördern. In diesem Blogartikel werden wir einige Praxistipps vorstellen, die Ihnen als Führungskraft helfen werden, Besprechungen erfolgreich zu gestalten und Zeit zu sparen.
Vorbereitung ist alles
Eine erfolgreiche Besprechung beginnt mit einer sorgfältigen Vorbereitung. Legen Sie im Vorfeld den Zeitrahmen fest ( z.B. von 09:00h -11:00h) und erwarten sie Pünktlichkeit. Wer nicht zur angegeben Zeit vor Ort sein kann, sollte den Besprechungs-organistor vorher davon in Kenntnis setzen. Die Besprechung fängt zur vereinbarten Zeit an, wer zu spät kommt, setzt sich still an seinen Platz und steigt in die aktuelle Thematik ein, ohne dass alles nochmal wiederholt wird.
Im Vorfeld wird eine Top Liste erstellt die allen spätestens1 Tag vorher zugänglich gemacht wird und in die auch Kolleg*innen ihre Themen eintragen können, so dass sich alle vorbereiten können. Ebenso werden notwendige Unterlagen und Informationen einen Tag vorher zugänglich gemacht. So wissen alle, worum es geht und können sich entsprechend vorbereiten. Bestimmen Sie einen Protokollführer.
Es gilt der Grundsatz: lieber jede Woche eine kurze Besprechung von einer Stunde, statt alle 4 Wochen eine Besprechung von 4 Stunden.
Zeitplan einhalten
In der Regel hat jeder vor und nach der Besprechung Termine und Aufgaben. Stellen Sie sicher, dass Sie den Zeitplan einhalten. Priorisieren sie zu Beginn die Themen gemeinsam, Themen die nicht so wichtig sind können auch zum nächsten Termin besprochen werden und kommen als erste Priorität auf die nächste TOP - Liste. Überziehen sie nicht, sondern fassen Sie am Ende die Ergebnisse und die nächsten Schritt zusammen.
Klare Struktur
Eine klare Struktur hilft den Teilnehmern, sich zu orientieren und die Besprechung zu verfolgen. Beginnen Sie mit einer kurzen Einleitung und geben Sie einen Überblick über das Thema. Führen Sie dann Punkt für Punkt durch die Agenda und geben Sie den Teilnehmern ausreichend Gelegenheit, ihre Gedanken und Ideen zu äußern.
Aktives Zuhören
aktives Zuhören ist ein wichtiger Bestandteil jeder Besprechung. Geben sie den Teilnehmern die Möglichkeit, ihre Gedanken und Ideen auszudrücken und hören sie aufmerksam zu. Stellen sie sicher, dass sie alle Aussagen verstehen und geben sie gegebenenfalls Feedback.
Protokoll führen
Führen Sie ein Protokoll über die Besprechung. Halten Sie die wichtigste Ergebnisse und Entscheidungen schriftlich fest und teilen sie sie allen Teilnehmern nach der Besprechung mit. So wird sichergestellt, dass alle auf dem gleichen Stand sind und die nächsten Schritte klar sind.
Aufgaben verteilen
Verteilen sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten am Ende der Besprechung. Stellen sie sicher, dass alle Teilnehmer wissen, was von ihnen erwartet wird und geben sie klare Anweisungen für die Umsetzung der nächsten Schritte.
Vereinbaren sie einen Termin für die nächste Besprechung bzw. legen sie einen festen Besprechungsturnus fest.
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